RFI en RFP opstellen en uitvoeren voor een nieuwe acquirer en Payment Service Provider (PSP)

Met een RFI (Request for Information) kunt u de markt grondig verkennen en in contact komen met verschillende potentiële leveranciers. Dit proces stelt u in staat om inzicht te krijgen in de beschikbare oplossingen en innovaties binnen de markt. Vervolgens komt de RFP (Request for Proposal), waarbij u gedetailleerde voorstellen vraagt van leveranciers die het beste lijken te passen bij uw behoeften. Deze voorstellen bevatten uitgebreide informatie over hoe elke leverancier voornemens is om aan uw specifieke eisen te voldoen en bieden een solide basis voor het maken van een geïnformeerde beslissing.

Bij Heights begrijpen we dat elke onderneming unieke eisen en behoeften heeft als het gaat om betalingsdiensten. Het opstellen en uitvoeren van een RFI en RFP is een complexe onderneming die diepgaande kennis vereist van betaalproducten, technologieën en de markt. Juist daarom kan Heights u deskundig ondersteunen bij het uitvoeren van een RFI en RFP. Zo zorgen we er samen voor dat de diensten van de geselecteerde acquirer of PSP optimaal aansluiten bij uw specifieke behoeften. Ons team van experts staat klaar om u door deze complexe wereld van betalingsoplossingen te loodsen en u te helpen de beste keuzes te maken die uw bedrijf vooruithelpen.

Een gedegen RFI- en RFP-traject is een investering die zich ruimschoots terugverdient. Heights kan u ondersteunen om het hele RFI- en RFP-traject te doorlopen, en u bent verzekerd van een weloverwogen keuze voor een acquirer of PSP die perfect aansluit bij uw behoeften. Het team van Heights staat klaar om u hierbij te ondersteunen!

Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Neem gerust contact met ons op via mail of bel ons op +31 13 4626025. Ons team staat klaar om u van dienst te zijn.

Een voorbeeld van hoe een succesvol RFI- en RFP-traject eruit komt te zien hebben we hieronder uitgewerkt. U kunt dit stappenplan als een algemene leidraad beschouwen.

Fase 1: Voorbereiding & Onderzoek – De basis leggen voor succes

Definieer uw behoeften en doelstellingen.

Breng uw huidige en toekomstige betaalverwerkingsbehoeften nauwkeurig in kaart.
Welke betaalmethoden wilt u accepteren (bijv. creditcards, debitcards, iDEAL, VIPPS, EPS, MultiBanco, BankAxept, Trustly, Girocard)?
Via welke kanalen wilt u betalingen ontvangen (bijv. online, in-store, mobiel via medewerkers)?
Welk volume aan transacties verwacht u te verwerken?
Wat zijn uw specifieke eisen op het gebied van rapportage, reconciliatie en fraudebeheer?
Binnen welk budget dient de oplossing te passen?
Wat zijn de belangrijkste doelstellingen die u met de nieuwe acquirer/PSP wilt bereiken? (denk aan kostenbesparing, verbeterde gebruikerservaring, internationale expansie).

Stel een bekwaam projectteam samen.

Betrek de juiste stakeholders uit verschillende afdelingen (bijv. Finance, IT, Operations, Marketing) om een breed draagvlak te creëren.
Wijs een ervaren projectleider aan die verantwoordelijk is voor de coördinatie, uitvoering en het bewaken van de voortgang.

Verricht grondig marktonderzoek.

Identificeer potentiële acquirers/PSP's die aansluiten bij uw behoeften en wensen.
Verzamel diepgaande informatie over hun diensten, tarieven, technologieën en reputatie in de markt.
Raadpleeg online reviews en klantbeoordelingen voor een compleet beeld.

Fase 2: Request for Information (RFI) – De eerste selectieronde

Stel een helder en beknopt RFI-document op.

Geef een duidelijke beschrijving van uw bedrijf en uw specifieke betaalverwerkingsbehoeften.
Formuleer gerichte vragen om de capaciteiten, ervaring en expertise van de potentiële acquirers/PSP's te toetsen.
Vraag onder andere naar informatie over:
1. Ondersteunde betaalmethoden en kanalen.
2. Geografische dekking en internationale mogelijkheden.
3. Integratiemogelijkheden met uw bestaande systemen.
4. Beveiligings- en compliancemaatregelen (bijv. PCI DSS certificering).
5. Tools en expertise op het gebied van fraudebeheer en risicobeheersing.
6. Functionaliteiten voor rapportage en analyse.
7. Beschikbaarheid en kwaliteit van klantenservice en technische ondersteuning.
8. Aantoonbare ervaring in uw specifieke branche.
9. Klantreferenties die u kunt benaderen.

Verstuur de RFI naar een zorgvuldig geselecteerde shortlist van potentiële acquirers/PSP's.

Communiceer een duidelijke deadline voor het indienen van de reacties.

Evalueer de RFI-reacties zorgvuldig.

Beoordeel de antwoorden aan de hand van uw vooraf gedefinieerde criteria.
Maak een overzichtelijke vergelijkingstabel om de aanbieders objectief naast elkaar te kunnen leggen.
Selecteer op basis van deze analyse de meest geschikte kandidaten voor de volgende fase: de RFP.

Fase 3: Request for Proposal (RFP) – De diepte in

Stel een gedetailleerd RFP-document op.

Bouw voort op de verkregen informatie uit de RFI-fase.
Verstrek nog gedetailleerdere informatie over uw behoeften, eisen en verwachtingen.
Vraag om een specifiek en op maat gemaakt prijsvoorstel, gebaseerd op uw transactievolume en gewenste diensten.
Vraag om een concreet implementatieplan inclusief een duidelijke tijdlijn.
Specificeer de voor u belangrijke contractvoorwaarden.
Stel diepgaande vragen over onder andere:
- De gehanteerde prijsstructuur (bijv. transactiekosten, maandelijkse kosten, setupkosten).
- Service Level Agreements (SLA's) en de garanties die de aanbieder biedt.
- Contractduur en de voorwaarden rondom eventuele opzegging.
- Het voorgestelde integratieproces en de geboden ondersteuning hierbij.
- Uitgevoerde beveiligingsaudits en behaalde certificeringen.

Verstuur de RFP naar de geselecteerde kandidaten.

Communiceer een heldere deadline voor het indienen van de uitgebreide voorstellen.

Evalueer de RFP-reacties grondig en met aandacht.

Beoordeel de ingediende voorstellen op basis van uw vooraf vastgestelde criteria.
Neem hierbij alle belangrijke aspecten in overweging: prijs, functionaliteit, technologie, implementatie, service en contractvoorwaarden.
Plan demonstraties en verdiepende gesprekken met de finalisten. Zo krijgt u een nog beter beeld van hun oplossingen en kunt u specifieke vragen stellen.

Fase 4: Selectie & Implementatie – Van keuze naar realisatie

Selecteer de best passende acquirer/PSP.

Voer onderhandelingen over de definitieve contractvoorwaarden en zorg dat deze in uw voordeel zijn.
Waarborg dat het contract alle cruciale aspecten van de samenwerking tot in detail beschrijft.

Formaliseer de samenwerking: teken het contract.

Zorg dat alle betrokken partijen volledig akkoord zijn en het contract ondertekenen.

Plan en realiseer een vlekkeloze implementatie.

Werk nauw samen met de gekozen acquirer/PSP om een soepele integratie met uw systemen te bewerkstelligen.
Voer uitgebreide tests uit om te garanderen dat alles naar behoren functioneert.
Train uw medewerkers in het gebruik van de nieuwe systemen en processen.

Monitor, evalueer en optimaliseer de samenwerking.

Houd de prestaties van de acquirer/PSP nauwlettend in de gaten.
Meet de behaalde resultaten en toets deze aan uw vooraf gedefinieerde doelstellingen.
Plan regelmatige overleggen met de acquirer/PSP om de samenwerking te evalueren, eventuele knelpunten te bespreken en de dienstverlening continu te optimaliseren.

Heights Payments-consultants kunnen u bij het volgende helpen:

Selecteren van de juiste acquirer voor uw onderneming. Eventueel in een RFI of RFP traject.
Beoordelen van de tarieven en de voorwaarden van uw huidige acquirers en collecterende Payment Service Provider (PSP)
Onderhandelingen namens u met een acquirer of collecterende PSP.
Verbeteren van acquirer gerelateerde processen door deze slim (of slimmer) te integreren in uw eigen bedrijfsprocessen.
Optimaliseren van de vreemde valutastromen.
Ondersteuning bij incidenten en conflicten met uw acquirer.
Ondersteuning bij de implementatie en integratie van acquirer(s) bij uw gateway/PSP.

Hoe kan Heights u helpen? Vraag het ons per mail of neem contact met ons op.

Training creditcards

Heights verzorgt een training die op alle aspecten van de acceptatie van creditcards ingaat. Met deze training krijgt u naast de theorie hoofdzakelijk praktische, direct toepasbare kennis overgedragen. U bent na deze training in staat om de creditcards op een veilige en verantwoorde manier in te zetten in uw bedrijf om uw conversie te verhogen en de kosten te verlagen. Meer informatie over de training creditcards.